Contractele în curs trebuie tratate înainte de încheierea activității: fiecare se verifică, se încheie prin acord sau prin respectarea preavizului, iar obligațiile reciproce se reglează. Contractele ignorate rămân active și pot genera datorii, penalități sau litigii mult după ce firma a încetat să mai funcționeze. Iată greșelile care apar cel mai des și felul în care le poți evita.
Greșeala 1: nu faci un inventar al contractelor
Multe firme mici nu știu exact câte contracte au: cu furnizori, clienți, chiriași, bănci, firme de leasing, operatori de telefonie sau servicii digitale, abonamente automate. La închidere, unele dintre ele sunt uitate și continuă să genereze costuri. Primul pas este o listă completă, cu partenerul, obiectul, data semnării, durata, termenul de încetare, preavizul și sumele datorate. Caută-le în dosare, în e-mail, în extrasele bancare și în conturile online.
Extrasele bancare sunt o sursă excelentă: orice plată recurentă indică un contract sau un abonament. Parcurge ultimele luni și notează fiecare plată repetitivă pe care nu o poți explica imediat.
Greșeala 2: nu citești clauzele de încetare
Fiecare contract prevede modul în care poate înceta: la termen, prin acord, prin denunțare cu preaviz, prin reziliere. Unele conțin penalități pentru încetarea anticipată sau cer forme speciale de notificare. Dacă trimiți un simplu mesaj acolo unde se cere scrisoare recomandată, notificarea poate fi considerată nevalabilă. Citește clauzele atent și, dacă nu le înțelegi, cere ajutor de la un jurist.
- durata contractului și data expirării;
- termenul și forma preavizului;
- penalitățile pentru încetare anticipată;
- obligațiile care continuă după încetare;
- condițiile de returnare a bunurilor sau a garanțiilor.
Greșeala 3: pleci fără un acord de încetare
Cel mai sigur mod de a încheia un contract este prin acord scris cu cealaltă parte, în care se confirmă că nu mai există obligații reciproce sau se enumeră cele rămase. Cere acest document de la furnizori, chiriași și parteneri cu care ai relații mai complexe. Acordul poate prevedea plata unei sume finale, returnarea unor bunuri sau predarea unor documente. Odată semnat, el te protejează de reclamații ulterioare.
Dacă partenerul nu răspunde sau refuză, trimite o notificare scrisă, prin metode care dovedesc primirea, și păstrează dovezile. Nu presupune că tăcerea înseamnă acord.
Greșeala 4: neglijezi contractele cu clienții
Clienții cu contracte pe termen lung, abonamente, garanții sau comenzi în curs trebuie informați și, dacă este posibil, redirecționați. Stabilește ce se întâmplă cu serviciile deja plătite: se finalizează, se rambursează sau se transferă. Nu lăsa clienții cu avansuri nerecuperate, pentru că aceasta poate conduce la reclamații și la răspunderi. Cum se comunică închiderea către clienți și furnizori este tratat într-un alt material, iar pentru ansamblu merită consultat și dosarul tematic despre închidere.
Greșeala 5: uiți de contractele de muncă
Contractele de muncă sunt și ele contracte în curs, cu proceduri și termene proprii de încetare. Nu le trata ca pe niște contracte comerciale obișnuite. Angajații au drepturi pe care firma trebuie să le respecte, iar încetarea cere forme și preavize. Discută cu un specialist în dreptul muncii înainte de a lua orice măsură, planifică din timp plata drepturilor și informează angajații corect și respectuos.
Greșeala 6: ignori contractele cu bănci și firme de leasing
Creditele, liniile de credit, leasingurile și garanțiile au reguli stricte. Închiderea firmei nu le stinge automat. Banca poate cere rambursarea anticipată, iar garanțiile personale ale asociaților rămân active. Vorbește cu instituția financiară din timp, află condițiile de încheiere și cere confirmarea scrisă a stingerii obligațiilor. Dacă nu poți plăti integral, negociază un plan, înainte de a deschide procedura de închidere.
Greșeala 7: nu păstrezi dovezile
Fiecare contract încheiat corect lasă urme: acordul de încetare, notificarea, dovada primirii, confirmarea plății. Adună-le într-un dosar și pune-l la arhivă împreună cu celelalte documente ale firmei. După radiere, ele pot fi decisive dacă cineva pretinde că firma mai are obligații. Despre ce se întâmplă cu obligațiile și documentele după încheierea existenței firmei poți citi în materialul despre obligațiile rămase după radiere.
Cum prioritizezi contractele
Nu toate contractele au aceeași greutate. Începe cu cele care generează costuri recurente sau obligații mari, apoi cu cele care implică terți vulnerabili, cum ar fi angajații și clienții cu avansuri, și abia după aceea cu cele mărunte. Un abonament uitat poate costa puțin pe lună, dar acumulat devine o problemă. Un contract cu o bancă sau cu un proprietar de spațiu cere, în schimb, atenție imediată. Prioritizarea îți ordonează munca și evită ca lucrurile importante să rămână pe ultimul loc.
Ce faci dacă partenerul nu cooperează
Se poate ca o parte să refuze încetarea sau să ceară sume pe care le consideri nejustificate. Păstrează calmul, cere explicații în scris și verifică ce prevede contractul. Dacă disputa persistă, consultă un jurist înainte de a trimite notificări. Uneori, o negociere pașnică, cu concesii reciproce, costă mai puțin decât un litigiu. Documentează fiecare pas, pentru că dovezile contează dacă disputa ajunge în fața unei instanțe.
Dacă ai o listă lungă de contracte, împarte munca pe săptămâni: o săptămână pentru inventar, una pentru notificări, una pentru negocieri, una pentru arhivare. Un ritm constant evită epuizarea și reduce riscul ca un contract să fie uitat.
Un plan simplu pentru încheierea contractelor
Fă lista, clasifică după urgență, citește clauzele, contactează partenerii, negociază, semnează acorduri, achită ce datorezi și arhivează dovezile. Parcurge lista în aceeași ordine pentru fiecare contract și cere ajutor pentru cele complexe. Stabilește un termen limită intern, cu câteva luni înainte de data dorită pentru radiere. Alte ghiduri pentru antreprenori găsești pe RevistaFirmelor, iar pentru contracte complicate, un jurist este investiția cea mai bună.
